The original construction logmust be attached to the notice of completion of construction. It should document all of the work for which a building permitis required. It should also include the course of workas well as any events that occur during its execution. Acceptances of construction and installation works are also entered into the log with attached reports thereof.
Another important document is the declaration of the site manager, who closes the construction log by an entry of the completion of work. The manager makes a declaration of conformity of the building in accordance with the approved design and terms of building permit, of bringing the construction site to a proper condition and order, of the appropriate development of adjacent land, as well as of the use of materials compatible with the Polish standards for construction. If minor changes are made to the building body or its location during construction and they are not a significant departure from the approved design or terms of building permit, copies of drawings of the confirmed design with marked changes or additional complementary drawings must be attached to the notice of completion of construction. The declaration should be confirmed by the designer and the site inspector, if such has been appointed.
As-built land surveyis also required. Its execution should be assigned to an authorized surveyorwho will mark all the built structures and facilities, such as the building, underground equipment (water supply, sewer, gas and electricity connections, etc.) and other plot development elements on the master map. The surveyor should provide a copy of the map to the site manager, and the original to the department of geodetic and cartographic documentation.
The documentation should also include: a copy of the final building permit decision, a copy of the energy performance certificate, a report of inspection of chimney and ventilation ducts, as well as acceptance reports for connections and internal systems.
If the submitted documentation is complete, the so-called tacit approvalof the authority is sufficient to begin to use the house. The supervisory authority has 21 days to file an objection.After obtaining the occupancy permit, the submitted documents are returned to the investor. The next thing to do is to submit the application to the municipal office with stamp dutyand the required documents, such as a copy of the master map with marked as-built building survey and a copy of the notice of completion of construction provided to a district or provincial construction supervision inspectorate. After receiving written information of the sequential numberassigned to the property, a plate with the assigned number should be attached in a visible place on the building or fence within 14 days of receipt of the notice.
Magdalena Marcinkowska
GLOSSARY:
acceptance – odbiór (np. budynku)
formality – formalność
Construction Supervision Inspectorate – inspektorat nadzoru budowlanego
notice of completion of construction – zawiadomienie o zakończeniu budowy
occupancy permit – pozwolenie na użytkowanie
construction log – dziennik budowy
building permit – pozwolenie na budowę
course of work – przebieg robót
site manager – kierownik budowy
declaration of conformity – oświadczenie o zgodności
standards for construction – normy budowlane
building body – bryła budynku
departure from – tu: odstępstwo od
site inspector – inspektor nadzoru inwestorskiego
as-built land survey – geodezyjna inwentaryzacja powykonawcza
surveyor – geodeta
master map – mapa zasadnicza
department of geodetic and cartographic documentation – wydział dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej
energy performance certificate – świadectwo charakterystyki energetycznej
tacit approval – milcząca zgoda
to file an objection – wnosić sprzeciw
stamp duty – opłata skarbowa
sequential number – numer porządkowy
Tłumaczenie
Od projektu do użytkowania: zgłoszenie do użytkowania
Po zakończeniu budowy domu, aby móc legalnie w nim zamieszkać, należy dokonać jego odbioru. Wymaga to załatwienia wielu formalności, a w szczególności zgromadzenia niezbędnych dokumentów, które następnie należy złożyć we właściwym inspektoracie nadzoru budowlanego wraz z zawiadomieniem o zakończeniu budowy oraz wnioskiem o pozwolenie na użytkowanie.
Do zawiadomienia o zakończeniu robót budowlanych należy dołączyć oryginał dziennika budowy. Powinny być w nim udokumentowane wszystkie prace, na które wymagane jest pozwolenie na budowę. Należy również zapisać ich przebieg, a także zdarzenia, które zachodzą w czasie ich wykonania. Do dziennika wpisuje się też odbiory wykonanych robót budowlanych i instalacyjnych oraz załącza protokoły z tych odbiorów.
Kolejnym istotnym dokumentem jest oświadczenie kierownika budowy, który – wpisem o zakończeniu robót – zamyka dziennik budowy. Kierownik składa oświadczenie o zgodności wykonania obiektu zgodnie z zatwierdzonym projektem i warunkami pozwolenia na budowę, o doprowadzeniu terenu budowy do należytego stanu i porządku, o właściwym zagospodarowaniu terenów przyległych, a także o zastosowaniu do budowy materiałów zgodnych z polskimi normami. W przypadku, gdy w trakcie budowy dokonuje się nieznacznych zmian w bryle budynku lub jego usytuowaniu i nie stanowią one istotnego odstępstwa od zatwierdzonego projektu lub warunków pozwolenia na budowę, do zawiadomienia o zakończeniu budowy należy dołączyć kopie rysunków zatwierdzonego projektu z naniesionymi zmianami lub dodatkowe rysunki uzupełniające. Oświadczenie powinno być potwierdzone przez projektanta i inspektora nadzoru inwestorskiego, jeżeli taki został ustanowiony.
Należy pamiętać również o geodezyjnej inwentaryzacji powykonawczej. Jej wykonanie należy zlecić uprawnionemu geodecie, który naniesie na mapę zasadniczą wszystkie wykonane obiekty, takie jak budynek, urządzenia podziemne (przyłącza wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, elektroenergetyczne, itp.) oraz inne obiekty zagospodarowania działki. Geodeta powinien przekazać kopię mapy kierownikowi budowy, zaś jej oryginał do wydziału dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej.
Wśród dokumentacji powinny znaleźć się również: kopia prawomocnej decyzji pozwolenia na budowę, kopia świadectwa charakterystyki energetycznej budynku, protokół badania przewodów kominowych i wentylacyjnych, a także protokoły odbioru przyłączy i instalacji wewnętrznych.
Jeśli złożona dokumentacja jest kompletna, wystarczy tzw. milcząca zgoda organu, aby można było przystąpić do użytkowania domu. Organ nadzoru ma 21 dni na wniesienie sprzeciwu. Po uzyskaniu zgody na użytkowanie, złożone dokumenty są zwracane inwestorowi. Wówczas pozostaje tylko złożyć wniosek do urzędu gminy wraz z opłatą skarbową i wymaganymi dokumentami, takimi jak kopia mapy zasadniczej z naniesioną inwentaryzacją powykonawczą budynku oraz kopia zawiadomienia powiatowego lub wojewódzkiego inspektoratu nadzoru budowlanego o zakończeniu budowy. Po otrzymaniu pisemnej informacji o nadaniu nieruchomości numeru porządkowego należy, w terminie 14 dni od otrzymania zawiadomienia, w widocznym miejscu na budynku lub ogrodzeniu umieścić tabliczkę z nadanym numerem.
